Ein Bericht mit Terminen im Kalender entsteht automatisch: Der Server rechnet ihn zu jedem Termin, legt ihn als Datei ab und verschickt ihn per E-Mail. Dafür braucht jeder solche Bericht die Lizenz Server: Geplante Berichte, pro Bericht.
Termine anlegen
- Öffnen Sie den Bericht in der Liste Berichte und lassen Sie ihn einmal rechnen, siehe Das Berichtsfenster.
- Klicken Sie auf Kalender. Es erscheint ein Monatskalender.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Tag und wählen Sie Neuer Eintrag für einen einzelnen Termin oder Neue Serie für einen wiederkehrenden, etwa jeden Montag.
- Legen Sie auf der Registerkarte Termin Beginn und Wiederholung fest und auf der Registerkarte Automatische Berichtserstellung Zeitraum, Format und E-Mail — siehe unten.
- Speichern Sie den Bericht im Berichtsfenster.
- Die Uhrzeiten gelten in der Zeitzone Ihres Rechners.
- Jeder Termin hat eigene Einstellungen; eine Serie teilt sich eine.
- Mit Eintrag bearbeiten, Serie bearbeiten und Eintrag löschen ändern Sie Termine später.
Berichtsausgabe
Die Registerkarte Automatische Berichtserstellung hat zwei Registerkarten. Die erste, Berichtsausgabe, legt Zeitraum und Datei fest:
| Feld | Bedeutung | Vorgabe |
|---|---|---|
| Zeitgruppierungstyp | die Einheit des Berichtszeitraums: Minute, Stunde, Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr | Tag |
| Zeitgruppierung Anzahl | wie viele dieser Einheiten der Bericht umfasst; eine ganze Zahl über 0 | 1 |
| Zeitzone zur Berichtsanzeige | die Zeitzone, in der der Server den Zeitraum berechnet und die Zeiten zeigt | die Zeitzone Ihres Rechners |
| Exportformat | das Format der Datei: Pdf, Htm, Mht, Rtf, Docx, Xls, Xlsx, Csv, Txt oder Image (PNG) | |
| Trennzeichen | nur bei Csv und Txt: das Zeichen zwischen den Spalten | leer |
Welcher Zeitraum
Der Bericht umfasst die letzten vollständigen Einheiten vor dem Termin — mit Zeitgruppierung Anzahl 1:
| Zeitgruppierungstyp | Zeitraum | Termin Mittwoch, 23.09., 6:00 Uhr |
|---|---|---|
| Minute | die letzte volle Minute | 5:59 bis 6:00 |
| Stunde | die letzte volle Stunde | 5:00 bis 6:00 |
| Tag | gestern | 22.09. |
| Woche | die vergangene Woche, Montag bis Sonntag | 14.09. bis 20.09. |
| Monat | der vergangene Monat | August |
| Quartal | das vergangene Quartal | 2. Quartal |
| Jahr | das vergangene Jahr | Vorjahr |
Mit einer größeren Zeitgruppierung Anzahl reicht der Zeitraum entsprechend weiter zurück: Tag mit 7 umfasst die letzten sieben Tage bis heute 0 Uhr.
Die zweite Registerkarte, Smtp Server Konfiguration, legt fest, wer den Bericht per E-Mail bekommt:
| Registerkarte | Feld | Bedeutung |
|---|---|---|
| Smtp Server | Absender - Mailpostfach | die Absenderadresse; leer die aus E-Mail Senden Konfiguration der Serverkonfiguration |
| Absender - Anzeigename | der Name des Absenders | |
| Empfänger | Empfänger (,), Kopie Empfänger (,), Kopie versteckte Empfänger (,) | Adressen für An, Cc und Bcc, durch Komma getrennt |
| Thema | der Betreff | |
| Text | der Text der E-Mail, mit Formatierung |
Den Bericht hängt der Server als Datei an. In Thema und Text ersetzt er diese Platzhalter:
| Platzhalter | wird ersetzt durch |
|---|---|
%REPORTNAME%, %REPORTID% |
den Namen und die Kennung des Berichts |
%REPORTSTARTTIME%, %REPORTENDTIME% |
Beginn und Ende des Zeitraums, in der Zeitzone des Termins |
%REPORTRENDERTIME% |
wie lange der Bericht gerechnet hat |
%SERVERNAME% |
den Rechnernamen des Servers |
- Server, Port und Anmeldung für den Versand kommen aus E-Mail-Versand; der Termin setzt nur Absenderadresse und Anzeigenamen.
- Eine E-Mail geht nur hinaus, wenn es mindestens einen Empfänger gibt und Absenderadresse und Anzeigename feststehen — aus dem Termin oder aus der Serverkonfiguration. Fehlt etwas davon, entfällt der Versand ohne Meldung.
- Der Server meldet sich vor dem Versand selbst beim SMTP-Server an; er muss ihn also erreichen können. Verschickt wird die E-Mail über einen Routing Service.
Wann der Server den Bericht erstellt
- Den Bericht erstellt der aktive Server, jeweils zu Beginn eines Termins. Wie lange ein Termin dauert, spielt keine Rolle; ein neuer Termin hat die Dauer null.
- Folgen zwei gleiche Termine ohne Lücke aufeinander, entsteht der Bericht nur einmal. Halten Sie Termine deshalb kurz.
- Speichern Sie den Bericht während eines laufenden Termins oder startet der Server in dieser Zeit, entsteht der Bericht sofort.
- Der Server erstellt immer nur einen Bericht zur Zeit. Die übrigen warten bis zu 15 Minuten; danach entfällt der Durchgang, und es gibt eine Meldung.
- Es laufen nur Berichte mit dem Ausführungsstatus Aktiv.
Die Datei
Ist in der Serverkonfiguration ein Pfad zur Speicherung der Berichte eingetragen, legt der Server die Datei dort ab — mit dem Namen nach der Export-Dateinamenvorlage, siehe Automatische Berichte. Eine Datei, die es schon gibt, überschreibt er nicht.
Lizenz und Ausführungsstatus
Ein Bericht belegt die Lizenz, sobald sein Kalender mindestens einen Termin hat — auch wenn alle Termine vergangen sind. Löschen Sie deshalb Termine, die nicht mehr kommen. Ohne freie Lizenz steht der Bericht auf Keine Lizenz und läuft nicht; wird eine Lizenz frei, prüft der Server erneut.
Meldungen
Scheitert beim automatischen Lauf etwas, bekommen alle angemeldeten Administratoren und Supervisoren eine Meldung Berichte Fehler mit dem Namen des Berichts:
| Meldung | Ursache |
|---|---|
| Fehler beim Speichern des Berichts im Dateispeicher | Die Datei ließ sich nicht ablegen; darunter steht der Grund, etwa Berichtsspeicherort nicht konfiguriert. |
| Fehler beim Senden des Berichts per E-Mail | Der Versand ist gescheitert, etwa weil der Server den SMTP-Server nicht erreicht. |
| Fehler beim Aktualisieren des Berichts | Der Server konnte den Bericht nach dem Speichern oder nach einer Änderung der Lizenzen nicht neu einplanen. |
Scheitert das Rechnen selbst, nennt die Meldung die automatische Berichterstellung. Gleiche Meldungen zeigt der Infobereich höchstens einmal in 24 Stunden.