Ein Bericht mit Terminen im Kalender entsteht automatisch: Der Server rechnet ihn zu jedem Termin, legt ihn als Datei ab und verschickt ihn per E-Mail. Dafür braucht jeder solche Bericht die Lizenz Server: Geplante Berichte, pro Bericht.
Termine anlegen
- Öffnen Sie den Bericht in der Liste Berichte und lassen Sie ihn einmal rechnen, siehe Das Berichtsfenster.
- Klicken Sie auf Kalender. Es erscheint ein Monatskalender.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Tag und wählen Sie Neuer Eintrag für einen einzelnen Termin oder Neue Serie für einen wiederkehrenden, etwa jeden Montag.
- Legen Sie auf der Registerkarte Termin Beginn und Wiederholung fest und auf der Registerkarte Automatische Berichtserstellung Zeitraum, Format und E-Mail — siehe unten.
- Speichern Sie den Bericht im Berichtsfenster.
- Die Uhrzeiten gelten in der Zeitzone Ihres Rechners.
- Jeder Termin hat eigene Einstellungen; eine Serie teilt sich eine.
- Mit Eintrag bearbeiten, Serie bearbeiten und Eintrag löschen ändern Sie Termine später.
Berichtsausgabe
Die Registerkarte Automatische Berichtserstellung hat zwei Registerkarten. Die erste, Berichtsausgabe, legt Zeitraum und Datei fest:
| Feld | Bedeutung | Vorgabe |
|---|---|---|
| Zeitgruppierungstyp | die Einheit des Berichtszeitraums: Minute, Stunde, Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr | Tag |
| Zeitgruppierung Anzahl | wie viele dieser Einheiten der Bericht umfasst; eine ganze Zahl über 0 | 1 |
| Zeitzone zur Berichtsanzeige | die Zeitzone, in der der Server den Zeitraum berechnet und die Zeiten zeigt | die Zeitzone Ihres Rechners |
| Exportformat | das Format der Datei: Pdf, Htm, Mht, Rtf, Docx, Xls, Xlsx, Csv, Txt oder Image (PNG) | |
| Trennzeichen | nur bei Csv und Txt: das Zeichen zwischen den Spalten | leer |
Welcher Zeitraum
Der Bericht umfasst die letzten vollständigen Einheiten vor dem Termin — mit Zeitgruppierung Anzahl 1:
| Zeitgruppierungstyp | Zeitraum | Termin Mittwoch, 23.09., 6:00 Uhr |
|---|---|---|
| Minute | die letzte volle Minute | 5:59 bis 6:00 |
| Stunde | die letzte volle Stunde | 5:00 bis 6:00 |
| Tag | gestern | 22.09. |
| Woche | die vergangene Woche, Montag bis Sonntag | 14.09. bis 20.09. |
| Monat | der vergangene Monat | August |
| Quartal | das vergangene Quartal | 2. Quartal |
| Jahr | das vergangene Jahr | Vorjahr |
Mit einer größeren Zeitgruppierung Anzahl reicht der Zeitraum entsprechend weiter zurück: Tag mit 7 umfasst die letzten sieben Tage bis heute 0 Uhr.
Die zweite Registerkarte, Smtp Server Konfiguration, legt fest, wer den Bericht per E-Mail bekommt:
| Registerkarte | Feld | Bedeutung |
|---|---|---|
| Smtp Server | Absender - Mailpostfach | die Absenderadresse; leer die aus E-Mail Senden Konfiguration der Serverkonfiguration |
| Absender - Anzeigename | der Name des Absenders | |
| Empfänger | Empfänger (,), Kopie Empfänger (,), Kopie versteckte Empfänger (,) | Adressen für An, Cc und Bcc, durch Komma getrennt |
| Thema | der Betreff | |
| Text | der Text der E-Mail, mit Formatierung |
Den Bericht hängt der Server als Datei an. In Thema und Text ersetzt er diese Platzhalter:
| Platzhalter | wird ersetzt durch |
|---|---|
%REPORTNAME%, %REPORTID% |
den Namen und die Kennung des Berichts |
%REPORTSTARTTIME%, %REPORTENDTIME% |
Beginn und Ende des Zeitraums, in der Zeitzone des Termins |
%REPORTRENDERTIME% |
wie lange der Bericht gerechnet hat |
%SERVERNAME% |
den Rechnernamen des Servers |
- Server, Port und Anmeldung für den Versand kommen aus E-Mail-Versand; der Termin setzt nur Absenderadresse und Anzeigenamen.
- Eine E-Mail geht nur hinaus, wenn es mindestens einen Empfänger gibt und Absenderadresse und Anzeigename feststehen — aus dem Termin oder aus der Serverkonfiguration. Fehlt etwas davon, entfällt der Versand ohne Meldung.
- Der Server meldet sich vor dem Versand selbst beim SMTP-Server an; er muss ihn also erreichen können. Verschickt wird die E-Mail über einen Routing Service.
Wann der Server den Bericht erstellt
- Den Bericht erstellt der aktive Server, jeweils zu Beginn eines Termins. Wie lange ein Termin dauert, spielt keine Rolle; ein neuer Termin hat die Dauer null.
- Folgen zwei gleiche Termine ohne Lücke aufeinander, entsteht der Bericht nur einmal. Halten Sie Termine deshalb kurz.
- Speichern Sie den Bericht während eines laufenden Termins oder startet der Server in dieser Zeit, entsteht der Bericht sofort.
- Der Server erstellt immer nur einen Bericht zur Zeit. Die übrigen warten bis zu 15 Minuten; danach entfällt der Durchgang, und es gibt eine Meldung.
- Es laufen nur Berichte mit dem Ausführungsstatus Aktiv.
Die Datei
Ist in der Serverkonfiguration ein Pfad zur Speicherung der Berichte eingetragen, legt der Server die Datei dort ab — mit dem Namen nach der Export-Dateinamenvorlage, siehe Automatische Berichte. Eine Datei, die es schon gibt, überschreibt er nicht.
Lizenz und Ausführungsstatus
Ein Bericht belegt die Lizenz, sobald sein Kalender mindestens einen Termin hat — auch wenn alle Termine vergangen sind. Löschen Sie deshalb Termine, die nicht mehr kommen. Ohne freie Lizenz steht der Bericht auf Keine Lizenz und läuft nicht; wird eine Lizenz frei, prüft der Server erneut.
Meldungen
Scheitert beim automatischen Lauf etwas, bekommen alle angemeldeten Administratoren und Supervisoren eine Meldung Berichte Fehler mit dem Namen des Berichts:
| Meldung | Ursache |
|---|---|
| Fehler beim Speichern des Berichts im Dateispeicher | Die Datei ließ sich nicht ablegen; darunter steht der Grund, etwa Die Dateinamenvorlage ist ungültig. oder Berichtsspeicherort nicht konfiguriert. |
| Fehler beim Senden des Berichts per E-Mail | Der Versand ist gescheitert, etwa weil der Server den SMTP-Server nicht erreicht. |
| Fehler beim Aktualisieren des Berichts | Der Server konnte den Bericht nach dem Speichern oder nach einer Änderung der Lizenzen nicht neu einplanen. |
Scheitert das Rechnen selbst, nennt die Meldung die automatische Berichterstellung. Gleiche Meldungen zeigt der Infobereich höchstens einmal in 24 Stunden.
Ist ein Bericht ausgefallen, holen Sie ihn mit Erneut ausführen nach.