Wann ein Wissensgebiet geöffnet ist
Ein Wissensgebiet ist geöffnet, wenn drei Dinge zugleich gelten:
- Ein Eintrag seiner Geschäftszeiten läuft.
- Es ist manuell geöffnet — in der Liste Konversationsverteilung mit Manuell öffnen.
- Keiner seiner Feiertagskalender hat gerade einen Eintrag.
Ein neues Wissensgebiet hat keine Geschäftszeiten und ist von Hand geschlossen; es nimmt also nichts an, bis Sie beides einrichten.
Ist ein Wissensgebiet geschlossen, verteilt der Server neue Anrufe, Chats und Sprachnachrichten nicht, sondern gibt ihnen einen Zustand — in dieser Rangfolge Manuell geschlossen, Feiertag geschlossen oder Außerhalb Geschäftszeit. Der Flow reagiert darauf, etwa mit einer Ansage, siehe Wenn eine Grenze erreicht ist. E-Mails und Faxe reiht der Server ein und verteilt sie, sobald das Wissensgebiet wieder öffnet. Was beim Schließen schon wartet oder verbunden ist, wird mit Konversationen erhalten weiter bedient.
Die Kalender
Die Registerkarten Geschäftszeiten, Rückrufgrenzen und Beschränkungen sind Kalender in der Monatsansicht. Das Kontextmenü bietet Neuer Eintrag, Neue Serie, Eintrag bearbeiten, Serie bearbeiten und Eintrag löschen. Im Fenster eines Eintrags legen Sie auf der Registerkarte Termin Beginn, Ende, ganztägig und die Wiederholung fest. Die Zeiten gelten in der Zeitzone des Rechners, an dem Sie die Administration bedienen.
Überschneiden sich zwei Einträge, gilt der mit dem späteren Beginn. Der Server prüft die Kalender jede Sekunde.
Geschäftszeiten
Jeder Eintrag ist eine Öffnungszeit. Die üblichen Zeiten legen Sie als Serie an, etwa montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr. Ohne Eintrag ist das Wissensgebiet immer geschlossen.
Feiertage
Auf der Registerkarte Feiertage wählen Sie, welche Feiertagskalender für dieses Wissensgebiet gelten: Ziehen Sie sie aus Verfügbare Feiertage nach aktive Feiertage, oder markieren Sie sie und drücken Sie →. Hat einer der aktiven Kalender gerade einen Eintrag, ist das Wissensgebiet geschlossen, in allen Kanälen. Der Flow kann den Namen des Feiertags ansagen.
Die Kalender selbst legen Sie unter Globale Elemente › Feiertage an — siehe Feiertagskalender. Derselbe Kalender lässt sich vielen Wissensgebieten zuordnen.
Rückrufgrenzen
Bietet der Flow einem Anrufer mit dem Rückrufplaner Termine für einen Rückruf an, begrenzen die Rückrufgrenzen, wie viele Rückrufe je Zeitraum möglich sind. Jeder Kalendereintrag ist ein Zeitraum; unter Maximale Anzahl von Rückrufen steht, wie viele Rückrufe er aufnimmt.
Der Rückrufplaner schlägt ganze Einträge vor, etwa „heute 14 bis 15 Uhr“, solange darin noch Rückrufe frei sind — für die nächsten sieben Tage, jeweils mindestens 30 Minuten auseinander. Ohne Einträge oder mit der Grenze 0 bietet er keine Termine an.