Un rapport qui a des rendez-vous dans son calendrier est généré automatiquement : le serveur le calcule à chaque rendez-vous, le dépose sous forme de fichier et l’envoie par e-mail. Chacun de ces rapports nécessite pour cela la licence Serveur: Rapports planifiés, par rapport.
Créer des rendez-vous
- Ouvrez le rapport dans la liste Rapports et faites-le calculer une fois, voir La fenêtre du rapport.
- Cliquez sur Calendrier. Un calendrier mensuel apparaît.
- Cliquez avec le bouton droit sur un jour et choisissez Nouvelle saisie pour un rendez-vous unique ou Nouvelle saisie récurrente pour un rendez-vous périodique, par exemple chaque lundi.
- Définissez le début et la périodicité dans l’onglet Rendez-vous, et la période, le format et l’e-mail dans l’onglet Création automatique de rapport — voir ci-dessous.
- Enregistrez le rapport dans la fenêtre du rapport.
- Les heures s’entendent dans le fuseau horaire de votre ordinateur.
- Chaque rendez-vous a ses propres paramètres ; les rendez-vous d’une série partagent les mêmes.
- Avec Modifier la saisie, Modifier les séries et Effacer la saisie, vous modifiez les rendez-vous par la suite.
Sortie du rapport
L’onglet Création automatique de rapport contient deux onglets. Le premier, Sortie du rapport, définit la période et le fichier :
| Champ | Signification | Valeur par défaut |
|---|---|---|
| Grouper par catégorie de temps | l’unité de la période du rapport : Minute, Heure, Jour, Semaine, Mois, Trimestre ou Année | Jour |
| Grouper par décompte du temps | combien de ces unités le rapport couvre ; un nombre entier supérieur à 0 | 1 |
| Fuseau horaire pour afficher le rapport | le fuseau horaire dans lequel le serveur calcule la période et affiche les heures | le fuseau horaire de votre ordinateur |
| Format d'exportation | le format du fichier : Pdf, Htm, Mht, Rtf, Docx, Xls, Xlsx, Csv, Txt ou Image (PNG) | |
| Séparateur | uniquement pour Csv et Txt : le caractère entre les colonnes | vide |
Quelle période
Le rapport couvre les dernières unités complètes avant le rendez-vous — avec Grouper par décompte du temps à 1 :
| Grouper par catégorie de temps | Période | Rendez-vous le mercredi 23/09 à 6:00 |
|---|---|---|
| Minute | la dernière minute complète | de 5:59 à 6:00 |
| Heure | la dernière heure complète | de 5:00 à 6:00 |
| Jour | hier | 22/09 |
| Semaine | la semaine écoulée, du lundi au dimanche | du 14/09 au 20/09 |
| Mois | le mois écoulé | août |
| Trimestre | le trimestre écoulé | 2e trimestre |
| Année | l’année écoulée | année précédente |
Avec une valeur plus élevée de Grouper par décompte du temps, la période remonte d’autant plus loin : Jour avec 7 couvre les sept derniers jours jusqu’à aujourd’hui 0:00.
Le second onglet, Paramètres du serveur Smtp, définit qui reçoit le rapport par e-mail :
| Onglet | Champ | Signification |
|---|---|---|
| Smtp serveur | Boîte aux lettres de l'expéditeur | l’adresse de l’expéditeur ; si vide, celle de Envoyer un e-mail Configuration dans la configuration du serveur |
| Nom complet de l’expéditeur | le nom de l’expéditeur | |
| Destinataire | Destinataires (,), Calque (,), Calque aveugle (,) | adresses pour À, Cc et Cci, séparées par des virgules |
| Sujet | l’objet | |
| Texte | le texte de l’e-mail, avec mise en forme |
Le serveur joint le rapport sous forme de fichier. Dans Sujet et Texte, il remplace ces espaces réservés :
| Espace réservé | est remplacé par |
|---|---|
%REPORTNAME%, %REPORTID% |
le nom et l’identifiant du rapport |
%REPORTSTARTTIME%, %REPORTENDTIME% |
le début et la fin de la période, dans le fuseau horaire du rendez-vous |
%REPORTRENDERTIME% |
la durée du calcul du rapport |
%SERVERNAME% |
le nom d’ordinateur du serveur |
- Le serveur, le port et l’authentification pour l’envoi proviennent de Envoi des e-mails ; le rendez-vous ne définit que l’adresse et le nom affiché de l’expéditeur.
- Un e-mail n’est envoyé que s’il y a au moins un destinataire et que l’adresse et le nom affiché de l’expéditeur sont définis — dans le rendez-vous ou dans la configuration du serveur. S’il manque l’un de ces éléments, l’envoi n’a pas lieu, sans message.
- Avant l’envoi, le serveur se connecte lui-même au serveur SMTP ; il doit donc pouvoir le joindre. L’e-mail est envoyé via un Routing Service.
Quand le serveur génère le rapport
- C’est le serveur actif qui génère le rapport, à chaque fois au début d’un rendez-vous. La durée d’un rendez-vous n’a aucune importance ; un nouveau rendez-vous a une durée nulle.
- Si deux rendez-vous identiques se suivent sans intervalle, le rapport n’est généré qu’une fois. Gardez donc des rendez-vous courts.
- Si vous enregistrez le rapport pendant un rendez-vous en cours ou si le serveur démarre pendant ce temps, le rapport est généré immédiatement.
- Le serveur ne génère qu’un seul rapport à la fois. Les autres attendent jusqu’à 15 minutes ; au-delà, l’exécution est abandonnée et un message apparaît.
- Seuls s’exécutent les rapports dont l’Etat de fonctionnement est Autoriser.
Le fichier
Si un Chemin de stockage des rapports est indiqué dans la configuration du serveur, le serveur y dépose le fichier — nommé selon le Modèle de nom de fichier d’exportation, voir Rapports automatiques. Il n’écrase pas un fichier qui existe déjà.
Licence et état de fonctionnement
Un rapport occupe la licence dès que son calendrier contient au moins un rendez-vous — même si tous les rendez-vous sont passés. Supprimez donc les rendez-vous qui ne reviendront plus. Sans licence libre, le rapport est à l’état Pas de Licence et ne s’exécute pas ; dès qu’une licence se libère, le serveur vérifie à nouveau.
Messages
En cas d’échec lors d’une exécution automatique, tous les administrateurs et superviseurs connectés reçoivent un message Erreur dans les rapports avec le nom du rapport :
| Message | Cause |
|---|---|
| Erreur lors de l'enregistrement du rapport dans le magasin de fichiers | Le fichier n’a pas pu être déposé ; le motif figure en dessous, p. ex. Le modèle de nom de fichier n'est pas valide. ou L'emplacement du rapport n'est pas configuré. |
| Erreur lors de l'envoi du rapport par e-mail | L’envoi a échoué, p. ex. parce que le serveur ne joint pas le serveur SMTP. |
| Erreur lors de la mise à jour du rapport | Le serveur n’a pas pu replanifier le rapport après l’enregistrement ou après une modification des licences. |
Si c’est le calcul lui-même qui échoue, le message mentionne la génération automatique de rapports. La zone d’informations n’affiche un même message qu’une fois toutes les 24 heures au plus.
Si un rapport n’a pas été généré, rattrapez-le avec Exécuter à nouveau.